Tháng 8 này, FLYER đã phối hợp cùng Ms. Hằng – CEO Anh ngữ Kidzone – tổ chức Spotlight “Hệ thống hóa quy trình tuyển sinh”. Tại buổi chia sẻ, Ms. Hằng giới thiệu cách trung tâm đã áp dụng FLYER thành công để mở rộng lớp học và xây dựng cộng đồng học viên ngày càng vững mạnh. Bài viết dưới đây sẽ tóm lược những nội dung chính trong buổi Spotlight giúp thầy cô dễ dàng theo dõi và áp dụng. Cùng FLYER khám phá ngay nhé!
Thầy cô có thể xem full buổi Spotlight ở cuối bài viết
Đôi nét về Anh ngữ Kidzone và hành trình hợp tác với FLYER:
– Anh ngữ Kidzone là tổ chức đào tạo Anh ngữ được thành lập bởi nhóm cựu du học sinh đã và đang sinh sống, làm việc tại Việt Nam và Canada.
– Các khóa học tại Kidzone mang tính ứng dụng cao, tập trung xây dựng các kỹ năng và tư duy ngôn ngữ ở trẻ.
– Trung tâm hiện có 3 cơ sở dạy trực tiếp tại Hà Nội và hệ thống các lớp học online trên toàn quốc.
– Kidzone chính thức triển khai FLYER trên toàn hệ thống vào tháng 3/2025, với mong muốn mang đến cho học viên công cụ luyện thi Cambridge hiệu quả, giúp các em làm quen với các kỳ thi chứng chỉ tiếng Anh Quốc Tế.
– Spotlight “Hệ thống hóa quy trình tuyển sinh” do FLYER tổ chức, được dẫn dắt bởi Ms. Hằng – CEO Anh ngữ Kidzone.
1. Tình hình tuyển sinh 2025 khiến việc hệ thống hóa quy trình tuyển sinh trở nên thiết yếu
Hệ thống hóa quy trình tuyển sinh ngày một trở nên thiết yếu khi năm 2025, thị trường tuyển sinh trong lĩnh vực ngoại ngữ chứng kiến nhiều thách thức. Bối cảnh kinh tế khó khăn cả trong nước lẫn quốc tế khiến phụ huynh ngày càng thận trọng khi quyết định đầu tư cho con.
Nếu trước đây, việc học ngoại ngữ được xem như “khoản chi bắt buộc”, thì hiện nay phụ huynh thường có xu hướng cân nhắc nhiều yếu tố hơn: các khoản chi phí, cam kết đầu ra, uy tín của thương hiệu. Điều này tạo áp lực cho các trung tâm trong việc chứng minh giá trị đào tạo một cách cụ thể và minh bạch.
Bên cạnh đó, những thay đổi về địa giới hành chính, đặc biệt là chủ trương sáp nhập một số tỉnh, thành phố, cũng đã đặt ra yêu cầu điều chỉnh về mặt tổ chức tuyển sinh. Việc quy hoạch lại địa bàn có thể mở ra cơ hội tiếp cận những thị trường rộng lớn hơn, nhưng đồng thời cũng đi kèm sự đòi hỏi trung tâm phải tái cấu trúc chiến lược marketing, phân bổ nguồn lực và xây dựng mô hình tuyển sinh linh hoạt hơn.
Một điểm nổi bật khác là sự gia nhập ngày càng đông đảo của nhóm phụ huynh thế hệ 9x. Đây là thế hệ trẻ, am hiểu công nghệ, có thói quen tham khảo nhiều kênh thông tin và so sánh kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Không chỉ dừng ở chất lượng chương trình học, họ còn đòi hỏi dịch vụ chăm sóc học viên chuyên nghiệp, trải nghiệm học tập hiện đại và đặc biệt là các minh chứng rõ ràng về hiệu quả đào tạo.
Trong bức tranh nhiều thách thức ấy, việc trung tâm vẫn duy trì cách làm thủ công, rời rạc, thiếu hệ thống sẽ dễ dàng bỏ lỡ cơ hội và đánh mất lợi thế cạnh tranh. Chính vì vậy, hệ thống hóa quy trình tuyển sinh không còn là sự lựa chọn, mà đã trở thành yếu tố bắt buộc để trung tâm vừa giữ uy tín, vừa duy trì tốc độ phát triển bền vững.
2. Vì sao cần hệ thống hóa quy trình tuyển sinh?
Tuyển sinh không chỉ đơn thuần là đưa học viên mới về cho trung tâm hay là con đường để trung tâm gia tăng doanh thu, lợi nhuận hay mở rộng thị phần. Quan trọng hơn, đây là yếu tố thúc đẩy sự phát triển về chất lượng dịch vụ và chương trình đào tạo.
Thực tế, nhiều trung tâm ngoại ngữ vẫn vận hành theo cách thủ công: lưu data rời rạc trên Excel, tư vấn không có kịch bản thống nhất, hay chăm sóc học viên sau khi nhập học chỉ mang tính tự phát. Điều này khiến trung tâm khó kiểm soát được hiệu quả tuyển sinh, dễ bỏ lỡ cơ hội và mất đi những học viên tiềm năng. Ngược lại, khi có một quy trình được hệ thống hóa, toàn bộ hành trình từ lúc phụ huynh tiếp cận, đăng ký, trải nghiệm đến khi trở thành học viên chính thức đều được theo dõi chặt chẽ và có dữ liệu để đo lường.
Mỗi phụ huynh và học sinh mới gia nhập chính là cơ hội để trung tâm lắng nghe nhu cầu, từ đó cải tiến chương trình giảng dạy qua từng năm. Đồng thời, việc có thêm nhiều học viên cũng mở ra khả năng xây dựng những nhánh đào tạo và khóa học mới, đáp ứng đa dạng nhu cầu học tập mà trước đây trung tâm chưa triển khai.
3. Quy trình tuyển sinh hiệu quả với 5 bước chuẩn hoá
Để tuyển sinh hiệu quả, trung tâm không thể chỉ kỳ vọng vào một vài chiến dịch quảng cáo ngắn hạn; thay vào đó cần chú trọng chất lượng chương trình đào tạo và trải nghiệm khách hàng. Khi nền tảng nội tại đã vững chắc, một quy trình tuyển sinh được hệ thống hóa sẽ trở thành đòn bẩy giúp trung tâm phát triển và mở rộng quy mô nhanh chóng.
Một quy trình tuyển sinh cơ bản thường bao gồm 5 bước sau:
| Các bước tuyển sinh | Hoạt động gợi ý cho trung tâm ngoại ngữ |
|---|---|
| Bước 1: Tạo nguồn lead | – Quảng bá trung tâm trên các kênh online như Facebook Ads, TikTok, Google, fanpage trung tâm.- Tổ chức các hoạt động offline như gian hàng trường học, hội thảo phụ huynh, lớp học trải nghiệm.- Tổ chức các hoạt động học tập khác: thử thách học tập, mini game, thi trực tuyến hay test trình độ đầu vào. |
| Bước 2: Thu thập và quản lý data | – Chuẩn hoá biểu mẫu đăng ký, gắn tag theo độ tuổi, trình độ, nhu cầu học tập.- Nhập vào hệ thống chung các lead thu được từ các hoạt động để dễ quản lý và sử dụng khi cần. |
| Bước 3: Nuôi dưỡng | – Cá nhân hóa các thông tin tư vấn cho khách hàng như lộ trình học, cam kết đầu ra, phản hồi từ học viên trước, trải nghiệm học thử.- Tận dụng nhiều kênh như email, Zalo, gọi điện, mini event tại fanpage,… để duy trì mối quan hệ với phụ huynh, học viên và thúc đẩy quyết định học thử. |
| Bước 4: Chuyển đổi | – Có kịch bản tư vấn, demo lớp, kiểm tra đầu vào và chính sách ưu đãi rõ ràng, nhất quán.- Đưa ra lời khuyên cá nhân hóa cho phụ huynh, học viên dựa vào dữ liệu đã thu thập. → Chuyển đổi thành công không chỉ là học viên ký hợp đồng, mà còn tạo ra sự hài lòng ngay trong giai đoạn đầu tiên, giảm tỷ lệ bỏ dở sau khi nhập học. |
| Bước 5: Chăm sóc và giới thiệu | – Sau khi học viên nhập học: Cập nhật tiến độ thường xuyên qua báo cáo, ứng dụng hoặc các buổi trao đổi trực tiếp.- Để giữ chân phụ huynh: Thiết kế hành trình trải nghiệm có chiều sâu như lớp học vui vẻ, sự kiện cộng đồng, thử thách học tập định kỳ.- Khi phụ huynh hài lòng: Triển khai các chương trình giới thiệu bạn bè với quà tặng hoặc ưu đãi. |
Một điểm quan trọng là các bước này không hoạt động tách biệt, mà liên kết chặt chẽ với nhau. Các dữ liệu trung tâm thu thập từ bước 2 sẽ trở thành nền tảng để cá nhân hóa nội dung ở bước 3; hay kết quả báo cáo sau bước 5 sẽ cung cấp insight để cải tiến hoạt động tạo lead ở bước 1. Nếu trung tâm xem quy trình này như một “vòng tròn khép kín” thì mỗi chu kỳ sẽ ngày càng hoàn thiện và mang lại hiệu quả cao hơn.
4. Các hoạt động tuyển sinh Kidzone đã triển khai thành công
Anh ngữ Kidzone là minh chứng rõ nét cho hiệu quả của một quy trình tuyển sinh được hệ thống hóa. Trong buổi Spotlight cùng FLYER vừa qua, Ms. Hằng đã chia sẻ nhiều hoạt động tuyển sinh mà Kidzone áp dụng thành công, tiêu biểu như:
- Chương trình trại hè nội trú 5 ngày 4 đêm tại Hòa Bình, với số lượng học viên tham gia vượt kỳ vọng.
- Chương trình trại hè bán trú tại trung tâm, thu hút sự quan tâm lớn từ phụ huynh trong khu vực.
- Các chương trình cộng đồng khác với hơn 100 học sinh tham gia và mở thêm 24-25 lớp mới.
- Xây dựng cộng đồng phụ huynh quan tâm trên Facebook lên đến gần 20.000 thành viên sau 7 năm.
- Hoạt động “Đấu trường Cambridge” hàng tháng – tận dụng tính năng Thách đấu trên FLYER. Trong đó, Đấu trường Cambridge Tháng 7/2025 đã nhận về 272 lượt đăng ký trong vòng 36 giờ mở đăng ký.
Những thành quả này không chỉ đến từ nỗ lực truyền thông mà còn nhờ một quy trình tuyển sinh được hệ thống hóa bài bản, dễ dàng đo lường, tối ưu liên tục.
Nhìn vào Kidzone, có thể thấy việc triển khai trại hè, sự kiện cộng đồng hay Đấu trường Cambridge không chỉ mang tính trải nghiệm cho học viên, mà còn đóng vai trò như “điểm chạm” chiến lược để thu hút phụ huynh. Những thành quả này không chỉ đến từ nỗ lực truyền thông mà còn nhờ một quy trình tuyển sinh được hệ thống hóa bài bản, dễ dàng đo lường, tối ưu liên tục.
5. Kidzone tận dụng FLYER thế nào trong khâu tuyển sinh?
5.1. “Đấu trường Cambridge” – hoạt động cộng đồng của Kidzone trở thành công cụ tuyển sinh hiệu quả
“Đấu trường Cambridge” là một trong những hoạt động cộng đồng được Kidzone tổ chức đều đặn hàng tháng trên nền tảng FLYER.
Với gần 90% số buổi thi Cambridge miễn phí, chương trình tạo điều kiện cho học sinh trải nghiệm đề thi chuẩn quốc tế và kiểm tra năng lực tiếng Anh. Đồng thời, nhờ tính năng thu thập dữ liệu học viên của FLYER, Kidzone đã xây dựng được một hệ thống data khách hàng tiềm năng lớn, góp phần nâng cao hiệu quả tuyển sinh và phát triển bền vững.
“Tính năng Thách đấu của FLYER là một trong những công cụ mà các thầy cô rất nên sử dụng. Nó giúp trung tâm tiếp nhận cùng lúc hàng trăm, thậm chí hàng nghìn học sinh tham gia mà không cần nhiều nhân sự vận hành.“
– Ms. Hằng (CEO Anh ngữ Kidzone)
Trong tháng 7 vừa rồi, “Đấu trường Cambridge” đã “cháy vé” chỉ sau 36 giờ mở đăng ký với tổng cộng 272 học sinh ghi danh tham gia. Điều này đồng nghĩa trung tâm có trong tay 272 data phụ huynh tiềm năng để tiếp cận và chăm sóc sau sự kiện.
5.2. Quy trình triển khai “Đấu trường Cambridge” chỉ với 1 nhân sự
Toàn bộ hoạt động được Kidzone vận hành chỉ với 1 nhân sự nhờ hệ thống hóa trên nền tảng FLYER. Quy trình được chuẩn hóa theo 3 giai đoạn:
- Trước sự kiện:
- Tạo Đấu trường trực tiếp trên FLYER, lựa chọn thử thách phù hợp (nghe – đọc – viết, không bao gồm nói).
- Điều hướng phụ huynh vào nhóm Zalo để hướng dẫn chi tiết cách tạo tài khoản và tham gia thi.
- Hoàn tất mọi khâu chuẩn bị tối thiểu 1 ngày trước sự kiện.
- Trong sự kiện:
- Học sinh tham gia trực tuyến, kết quả được ghi nhận tự động.
- Nhân sự phụ trách giám sát và hỗ trợ kỹ thuật khi cần.
- Sau sự kiện:
- Kiểm tra báo cáo điểm số tự động trên FLYER, vinh danh top 3 học sinh xuất sắc và tặng voucher khóa học trị giá 200.000 – 500.000đ.
- Khai thác báo cáo chi tiết từ hệ thống FLYER (điểm số, xếp loại trình độ, gợi ý cải thiện).
- Gửi báo cáo cá nhân hóa cho phụ huynh, bao gồm gồm thông tin về năng lực hiện tại của học sinh và lộ trình học tập gợi ý tại Kidzone, để tạo “điểm chạm” và nâng tỷ lệ chốt.
5.3. Kết quả và kinh nghiệm ứng dụng FLYER trong hoạt động tuyển sinh của Kidzone
Trong kỳ triển khai gần nhất, Kidzone đã thu hút tới 272 lượt đăng ký từ phụ huynh và học sinh chỉ sau 36 giờ mở link. Từ nguồn data tiềm năng này, trung tâm đạt tỷ lệ chuyển đổi trung bình 10-15%, tương đương 45 học sinh mới.
Không chỉ dừng lại ở số lượng, Kidzone còn tối ưu hóa được nguồn lực nhờ tự động hóa quy trình tuyển sinh trên FLYER. Chỉ với một nhân sự phụ trách, toàn bộ khâu quản lý từ tạo thử thách, theo dõi, chấm điểm đến tổng hợp báo cáo đều được vận hành trơn tru, giúp trung tâm tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian.
“Nhờ FLYER, việc triển khai Đấu trường Cambridge trở nên đơn giản hơn rất nhiều, giảm thiểu công đoạn thủ công, dữ liệu được trả về ngay lập tức và dễ dàng khai thác cho khâu tuyển sinh. Đây thực sự là một trong những kênh tuyển sinh hiệu quả và bền vững.”
– Ms. Hằng chia sẻ.
Đối với phụ huynh và học sinh, “Đấu trường Cambridge” không đơn thuần là một bài kiểm tra, mà là một trải nghiệm học tập có tính thử thách và gắn kết cộng đồng. Học sinh được vinh danh sau mỗi kỳ thi, nhận phần thưởng khích lệ và đặc biệt là theo dõi tiến bộ của bản thân qua từng tháng. Điều này không chỉ tạo động lực học tập mà còn củng cố niềm tin của phụ huynh vào chương trình đào tạo của Kidzone.
5.4. Lưu ý từ Kidzone khi tổ chức hoạt động tuyển sinh
Trong Spotlight, Ms. Hằng cũng nhấn mạnh một số điểm quan trọng để trung tâm có thể triển khai thành công hoạt động tuyển sinh:
- Đặt mục tiêu rõ ràng: Xác định ngay từ đầu mục tiêu tuyển sinh và tỷ lệ chuyển đổi thực tế (Kidzone đặt ở mức 10-15%).
- Xử lý data “nóng” trong 48h: Đây là “thời gian vàng” để kết nối phụ huynh, nếu chậm trễ data dễ trở thành “nguội”.
- Duy trì định kỳ: Tổ chức đều đặn hàng tháng để xây dựng thói quen và sự mong chờ từ phụ huynh, học sinh.
- Theo dõi hành trình học sinh: Lưu lại kết quả thi theo từng tháng để nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp kịp thời, từ đó tăng khả năng thuyết phục phụ huynh.
5. Q&A – Giải đáp thắc mắc về hệ thống hóa quy trình tuyển sinh
FLYER không ngừng cải tiến từ 2021 đến nay: bổ sung nhiều đề luyện, tích hợp AI soạn bài, nâng cấp trải nghiệm học tập. Bên cạnh đó, đội ngũ FLYER luôn đồng hành, chia sẻ case thành công từ đối tác khác, giúp Kidzone tin tưởng áp dụng FLYER như một công cụ chiến lược.
Nhờ tính năng Thách đấu, Kidzone dễ dàng tổ chức “Đấu trường Cambridge”, thu hút hàng trăm học sinh, tạo data chất lượng và chuyển đổi thành học viên thật. Các báo cáo chi tiết cũng giúp đội sales tư vấn chính xác, giảm chi phí và nhân sự.
Quan trọng nhất là kế hoạch mục tiêu rõ ràng và sự kiên trì triển khai định kỳ. Bên cạnh đó, cần tận dụng báo cáo từ FLYER để chăm sóc data “nóng” kịp thời, tránh lãng phí nguồn khách hàng tiềm năng.
Xem full buổi Spotlight tại đây:
Kết luận
Một quy trình tuyển sinh được hệ thống hóa chính là bệ phóng để trung tâm ngoại ngữ phát triển nhanh chóng. Khi từng bước được triển khai bài bản và gắn với công cụ hỗ trợ như FLYER, trung tâm vừa tiết kiệm chi phí, tối ưu nguồn lực, vừa mang lại trải nghiệm tốt hơn cho phụ huynh và học viên. Hành trình của Kidzone là minh chứng rõ ràng cho sức mạnh của việc chuẩn hóa tuyển sinh, đồng thời mở ra định hướng hiệu quả cho các trung tâm trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Để tìm hiểu về giải pháp giáo dục FLYER SCHOOL, FLYER for Students, quý đối tác vui lòng để lại thông tin tại form này hoặc liên hệ Zalo: 0338431068.
>>> Tìm hiểu thêm về FLYER School: https://schools.flyer.vn/
Xem thêm:
- 5 cập nhật mới nhất của FLYER Teacher Tháng 10/2025 hỗ trợ dạy & học tiếng Anh chuyên sâu
- 5 cập nhật quan trọng từ Trợ giảng AI -FLYER Teacher Tháng 09/2025 dành cho học sinh & thầy cô
- FLYER Teacher Tháng 08/2025: Cập nhật nổi bật chào năm học mới 2025-2026
Xem thêm
- Tối ưu quy trình tổ chức kỳ thi tại trường THCS Nguyễn Văn Trỗi nhờ áp dụng Trợ giảng AI
- [Case Study] 262.000 Giờ học vượt trội: Cách FLYER Teacher tăng động lực học & kết quả đầu ra cho học sinh trường Tuệ Đức
- [Case Study] Tiết kiệm thời gian báo cáo kết quả học tập và chấm chữa bài cho 300 học sinh tại Tono nhờ FLYER Teacher
