LMS là giải pháp số hữu hiệu cho ngành giáo dục. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai hệ thống, các lỗi hệ thống LMS thường gặp, cả về mặt kỹ thuật và khả năng sử dụng của giáo viên, sẽ cản trở quy trình giảng dạy, quy trình vận hành và giới hạn tiềm năng của hệ thống. Để chắc rằng thầy cô không bỏ sót những lỗi LMS cơ bản và dự trù giải pháp, FLYER sẽ tổng hợp các vấn đề có thể xảy ra khi triển khai nền tảng trong bài viết dưới đây.
1. 8 lỗi hệ thống LMS thường gặp: Vấn đề kỹ thuật
Các vấn đề kỹ thuật xảy ra do lỗi từ hệ thống và không liên quan đến khả năng sử dụng của người dùng. Những lỗi này gây ức chế và có thể mất nhiều thời gian chỉnh sửa.
Dưới đây là một số lỗi hệ thống LMS thường gặp:
1.1. Giao diện quá phức tạp
Nếu hệ thống LMS có giao diện phức tạp, giáo viên thường không thể tìm được chức năng mong muốn hoặc mất rất nhiều thời gian để làm quen với hệ thống.
Ví dụ: Các mục không có biểu tượng minh họa hoặc màu sắc phân biệt. Ví dụ: Mục “Lớp học” thường có biểu tượng học sinh, nhưng hệ thống lại không có.
Một số nguyên nhân dẫn đến lỗi LMS về giao diện phức tạp:
Nguyên nhân | Giải thích |
|---|---|
| Thiếu đầu tư UI/ UX | UI (User Interface): Giao diện người dùng gồm tất cả những gì được thấy và tương tác trực tiếp trên màn hình: Nút bấm, thanh menu, màu sắc, font chữ, biểu tượng,… |
UX (User Experience): Cảm nhận tổng thể trong khi sử dụng hệ thống (có dễ thao tác không? có bị rối mắt không?…) | |
Thiết kế theo logic của lập trình viên | Giao diện quá chú trọng vào cấu trúc hệ thống, lập trình viên không hiểu nhu cầu và thói quen của người dùng |
1.2. Hệ thống phản hồi chậm hoặc không phản hồi
Khi giáo viên thực hiện các thao tác như tạo bài tập mới, cập nhật giáo án hoặc tải video bài giảng lên, hệ thống không phản hồi ngay hoặc phản hồi rất chậm. Lỗi này khiến giáo viên, học sinh mất kiên nhẫn với hệ thống và nguy cơ chuyển về cách dạy học thủ công.
Ví dụ:
Toàn bộ 100 học sinh dự thi Speaking cùng lúc đăng nhập vào hệ thống lúc 8:00 sáng khiến hệ thống không kịp xử lý nhiều thông tin cùng một lúc => Tốc độ phản hồi chậm.
Nguyên nhân phổ biến khiến LMS phản hồi chậm:
| Nguyên nhân | Giải thích |
|---|---|
| Cấu hình máy chủ (server) không đủ mạnh | Khi quá nhiều người truy cập cùng một lúc, CPU (bộ xử lý trung tâm) hoặc RAM (bộ nhớ) không đủ mạnh để xử lý nhiều thông tin cùng lúc. |
| Kết nối mạng kém hoặc không ổn định | Đường truyền Internet giữa người dùng và máy chủ yếu |
| Không tối ưu hóa truy vấn | Quá trình truy tìm đúng thông tin cần thiết từ “hệ thống dữ liệu tổng”. Ví dụ: Khi giáo viên cần xem “Bảng điểm lớp 4A”, hệ thống lọc toàn bộ điểm số của học sinh khối 4 rồi mới lọc ra học sinh của lớp 4A. => Quá trình mất 2 bước mới ra được thông tin. |
| Lỗi lập trình trong hệ thống | Lỗi Javascript (ngôn ngữ lập trình để tạo các tính năng tương tác LMS): Viết code sai Lỗi API: “cầu nối” giúp hệ thống hiểu các thao tác của người dùng thông qua giao diện Ví dụ: Khi bấm “Xem điểm” => Giao diện Gửi yêu cầu qua API => API lấy dữ liệu điểm từ máy chủ rồi gửi lại để hiển thị trên màn hình. |
1.3. Lỗi đăng nhập
Giáo viên hoặc học sinh không thể đăng nhập vào hệ thống LMS mặc dù đã kích hoạt tài khoản và nhập đúng thông tin.
Nguyên gây gây nên lỗi LMS thường gặp: Lỗi đăng nhập
| Nguyên nhân | Giải thích |
|---|---|
| Sự cố kết nối mạng hoặc máy chủ | Internet không ổn định hoặc máy chủ đang quá tải, đang bảo trì,… |
| Hệ thống xác thực bị lỗi | Lỗi liên kết với hệ thống xác thực bên ngoài, chẳng hạn như đăng nhập qua tài khoản Google (gmail), Microsoft, Facebook,… |
1.4. Thiếu tính năng xác nhận và cảnh báo
Chẳng hạn, sắp đến hạn nộp bài tập nhưng hệ thống không gửi cảnh báo dẫn đến việc học sinh quên nộp bài tập. Hoặc, khi giáo viên chỉnh sửa giáo án trực tiếp trên hệ thống và tắt chế độ lưu tự động, khi thoát hệ thống không được cảnh báo rằng giáo án chưa được lưu, dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu vừa nhập.
Nguyên nhân dẫn đến thiếu tính năng xác nhận và cảnh báo trên LMS:
| Nguyên nhân | Giải thích |
|---|---|
| Chỉ chú trọng bảo mật và tính ổn định hệ thống (do áp lực thời gian, ngân sách,…) | Một số LMS tập trung quá nhiều vào bảo mật dữ liệu và ổn định vận hành, bỏ qua các tính năng bổ sung |
| Thiết kế theo định hướng kỹ thuật | Lập trình viên không nhấn mạnh vào trải nghiệm người dùng, chỉ chú trọng đến các chức năng quan trọng |
1.5. Lỗi tải tài liệu
Khi LMS gặp lỗi tải tài liệu, giáo viên không thể tải giáo án hoặc video bài giảng lên hệ thống, trong khi đó học sinh không thể tải các file bài tập về thiết bị mặc dù tệp đã ở đúng định dạng và đáp ứng dung lượng tối đa.
Nguyên nhân gây lỗi tải tài liệu trên LMS thường gặp:
| Nguyên nhân | Giải thích |
|---|---|
| Máy chủ bị lỗi hoặc đang bảo trì | Không tải được bất kỳ file nào, dù đường truyền mạng ổn định và dung lượng file hợp lệ |
| Chưa phân quyền | Một số tài khoản bị giới hạn quyền truy cập/ tải tài liệu. Ví dụ: Giáo viên chưa mở quyền tải giáo án về cho học sinh |
| Lỗi đường dẫn hoặc liên kết tài liệu | Tài liệu đã bị xóa hoặc liên kết sai nên không thể tải về |
| Thiếu plugin hoặc dịch vụ hỗ trợ | Một số LMS không lưu file trên máy chủ mà cho phép tải về từ Google Drive, OneDrive,… |
1.6. Lỗi không tương thích với thiết bị và trình duyệt
Vấn đề này thường xảy ra với những hệ thống LMS cũ hoặc cấu hình thiết bị của người dùng yếu. Khi đó, giao diện sẽ bị vỡ bố cục, một số chức năng bị vô hiệu hóa hoặc thường xuyên bị treo máy.
Ví dụ:
Tính năng xem video hoặc “Luyện nói với A.I” không hiển thị trên điện thoại Android cũ.
Nguyên nhân chính:
| Nguyên nhân | Giải thích |
|---|---|
| LMS sử dụng giao diện cố định kiểu cũ | Giao diện cố định (fixed layout) không tự động co giãn theo kích thước màn hình |
| Trình duyệt không hỗ trợ ngôn ngữ lập trình | Một số ngôn ngữ lập trình như JavaScript không tương thích với trình Safari hoặc Internet Explorer |
| Thiết bị di động hạn chế dung lượng và cấu hình yếu | RAM (bộ nhớ) hoặc cấu hình yếu không xử lý được ngôn ngữ lập trình mới hoặc tính năng yêu cầu cao như livestream, tải video HD…. Ví dụ: Điện thoại Android bản 5.0 trở xuống |
1.7. Lỗi trong quản lý quyền truy cập
Đây là một trong những lỗi hệ thống LMS thường gặp nhất. Khi lỗi quản lý quyền truy cập xảy ra, người dùng sẽ bị chặn hoặc cho phép truy cập sai nội dung và sai chức năng.
Ví dụ: Giáo viên không có quyền truy cập báo cáo tiến độ học tập.
Nguyên nhân:
| Nguyên nhân | Giải thích |
|---|---|
| Quản trị viên phân quyền sai | Ví dụ, “Giáo viên” bị gán thành “Học sinh” |
| Cơ chế kiểm soát phân quyền còn sơ sài | LMS không phân quyền chi tiết theo vai trò và chức năng Ví dụ: Trợ giảng có quyền sửa điểm cho tất cả học sinh |
| Không đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị | Quyền được cập nhật đúng trên bản website nhưng chưa được cập nhật trên bản app |
1.8. Không đồng bộ với các thiết bị hoặc hệ thống khác
Vấn đề này xảy ra khi dữ liệu không được cập nhật kịp thời hoặc chính xác giữa các thiết bị cũng như không được chia sẻ với hệ thống bên thứ ba như Google Drive hoặc Zoom.
Ví dụ:
Video hiển thị trên laptop nhưng không hiển thị trên điện thoại.
Nguyên nhân:
| Nguyên nhân | Giải thích |
|---|---|
| Kết nối mạng yếu | Gây gián đoạn đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống LMS trên máy chủ và các thiết bị khác, khi đó tài liệu sẽ không xuất hiện |
| Lỗi trong API hoặc kết nối với bên thứ ba | API: Đóng vai trò “cầu nối” giúp các hệ thống “hiểu nhau” LMS có thể tích hợp với Google Drive, OneDrive thông qua API => API lỗi => tài liệu từ bên thứ ba cũng bị lỗi |
| Các phiên bản phần mềm không đồng nhất | LMS phiên bản cũ – mới sẽ gây gián đoạn đồng bộ dữ liệu. Ví dụ: Tính năng “Luyện nói với AI” mới được cập nhật trên phiên bản LMS 5.0, người dùng chưa cập nhật hệ thống sẽ không thể sử dụng tính năng này |
Tổng hợp lỗi hệ thống LMS thường gặp và đề xuất giải pháp cho giáo viên và nhà quản trị:
2. Sai lầm của nhà quản trị khi triển khai LMS?
Những lỗi hệ thống LMS thường gặp có thể xuất phát từ phía đội ngũ kỹ thuật hoặc phía nhà quản trị. Tuy nhiên, xét về hậu quả, nhà quản trị sẽ phải gánh chịu hậu quả nặng nề và kéo dài hơn phía nhà cung cấp nếu mắc phải những sai lầm sau:
2.1. Thiếu nghiên cứu và đánh giá nhu cầu của người dùng
Người dùng chính là giáo viên và học sinh, nhà quản lý nếu không hiểu rõ công việc hàng ngày của hai đối tượng này sẽ dẫn đến lựa chọn hệ thống không phù hợp.
Hậu quả:
| Thao tác khó khăn, giảm trải nghiệm người dùng |
| Hiệu suất làm việc và chất lượng đào tạo không đạt kỳ vọng |
| Phức tạp hóa quy trình học tập và quản lý cơ sở |
| Lãng phí chi phí, thời gian và công sức của tổ chức |
Cách triển khai LMS đáp ứng đúng nhu cầu người dùng:
- Xác định các vai trò sẽ được phân quyền: giáo viên, trợ giảng, quản trị viên, học sinh, phụ huynh
- Tạo bảng khảo sát với những câu hỏi như: Bạn đang gặp khó khăn gì? Mong muốn của bạn khi có LMS? Bạn thường dùng công cụ nào?
- Mường tượng các nhu cầu thành tính năng cụ thể. Ví dụ: Nếu học sinh thường quên nộp bài => Cần tính năng thông báo tự động
- Xác định thiết bị và điều kiện sử dụng thực tế
2.2. Không đào tạo người dùng sử dụng LMS
LMS là giải pháp công nghệ và cần thời gian để người dùng thích nghi và làm quen với hệ thống. Nếu không được đào tạo bài bản và đầy đủ sẽ dẫn đến hậu quả như:
| Mắc lỗi thao tác và gây ra lỗi kỹ thuật nghiêm trọng, gây gián đoạn quá trình dạy và học |
| Không khai thác được tính năng của hệ thống |
| Mất nhiều thời gian và chi phí để hỗ trợ và xử lý sự cố |
| Nguy cơ chuyển về phương thức thủ công |
| Tạo ra tâm lý miễn cưỡng, phản đối sử dụng LMS, thái độ không hợp tác ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức |
Làm thế nào để thu hút giáo viên tập huấn sử dụng LMS?
- Định hướng tư tưởng và làm rõ lợi ích của LMS đối với người dùng
- Phân chia khóa tập huấn thành những bài học siêu ngắn (ít hơn 10 phút)
- Tạo các nhóm hỗ trợ trên Zalo để thuận tiện cho học tập xã hội
2.3. Không chạy demo trước khi đưa vào thực tế
Ngay cả khi người dùng đã được đào tạo bài bản hoặc LMS được đầu tư với chi phí cao cũng không đảm bảo LMS sẽ đạt hiệu suất 100% trong thực tế. Do vậy, việc kiểm tra hiệu suất và dành thời gian chạy demo sẽ giúp nhà quản trị nắm bắt lỗi hệ thống LMS thường gặp, giảm thiểu rủi ro và sự cố sau này.
Hậu quả nếu không kiểm soát lỗi LMS:
| Không xử lý kịp các lỗi kỹ thuật bất ngờ trong khi triển khai, gây thiệt hại khó đo lường |
| Gây mất lòng tin của người dùng |
| Giáo viên và học sinh không được chuẩn bị tâm lý khi chuyển sang quy trình mới |
| Lãng phí nguồn lực sửa chữa, triển khai lại sau khi chạy thật |
| Không đo lường được hiệu quả thực tế |
Làm sao để tận dụng tối đa bản dùng thử LMS miễn phí?
Nhà quản trị cần tưởng tượng ra những kịch bản, tính năng và chức năng ứng dụng phù hợp với bối cảnh của tổ chức. Các yêu cầu này chỉ được xác định khi hiểu rõ nhu cầu của người dùng.
- Trải nghiệm của từng vai trò: quản trị viên, giáo viên, trợ giảng, học sinh… trong quá trình thao tác.
- Khả năng tùy chỉnh báo cáo, bảng điều khiển, email,… về mặt giao diện hiển thị (bố cục, màu sắc, bảng điều khiển,…) và cách hoạt động của chúng (có tự động gửi không, thông báo gửi khi nào,…)
- Cách hệ thống xử lý các yêu cầu truy cập: Có thông báo cho admin không? Có cần lý do đi kèm? Tốc độ nhanh/ chậm? Người dùng được thông báo qua email hay trực tiếp trên hệ thống?
2.4. Không xác định mục tiêu rõ ràng khi triển khai LMS
Đây là một trong những lỗi LMS để lại hậu quả nghiêm trọng nhất. Nếu không có các chỉ tiêu KPI cụ thể khi triển khai LMS, khả năng cao dự án sẽ thất bại vì thiếu định hướng và tiêu chuẩn để đo lường mức độ thành công trong việc hỗ trợ giảng dạy và học tập.
Hậu quả:
| Thiếu cơ sở để đánh giá và cải thiện hiệu quả sử dụng |
| Không thể tối ưu hóa hệ thống nhằm đáp ứng các mục tiêu giáo dục |
| Lãng phí thời gian, chi phí, công sức |
Xem xét các câu hỏi sau để đặt ra mục tiêu rõ ràng:
- Cơ sở đang giải quyết vấn đề gì?
- Cần nguồn lực nào để triển khai LMS?
- Ai có thể đáp ứng nhu cầu của tổ chức? Làm sao duy trì LMS để đáp ứng nhu cầu đó trong hiện tại và tương lai?
- Tiêu chí đánh giá hiệu suất là gì để đo lường được ROI?
2.5. Thiếu hỗ trợ và phản hồi kịp thời
Khi triển khai LMS thường có đội ngũ hỗ trợ giúp người dùng giải đáp thắc mắc. Nhưng cũng có trường hợp đội hỗ trợ không phản hồi kịp thời khi có vấn đề xảy ra, trong khi đó nhà quản trị cũng vắng mặt, dẫn đến sự bối rối trong vận hành và ảnh hưởng đến giáo viên, học sinh.
Hậu quả nghiêm trọng nếu gặp lỗi hệ thống LMS nhưng không được hỗ trợ kịp thời:
| Trì hoãn quá trình triển khai vì người dùng gặp lỗi không thể xử lý |
| Tỷ lệ sử dụng LMS giảm mạnh do giáo viên/ học sinh mất niềm tin vào hệ thống |
| Tăng chi phí khắc phục hoặc đào tạo lại |
| Nhiều lỗi nhỏ tích tụ thành vấn đề lớn |
Cách để tránh việc hỗ trợ kém?
Nhà quản trị cần quan sát, đánh giá nhà cung cấp LMS và đội ngũ kỹ thuật ngay từ lúc lựa chọn hệ thống.
- Cách họ trả lời câu hỏi như thế nào? Cụ thể hay chung chung? Nhân viên hỗ trợ có cầu tiến và cố gắng hiểu nhu cầu của khách hàng thay vì cố gắng bán hàng bằng “văn mẫu”?
- Tính minh bạch ra sao? Khách hàng cũ của họ có làm việc lâu dài không? Phản ứng của họ khi nhắc đến khách hàng cũ?
- Kiến thức chuyên môn của đội ngũ có phù hợp với ngành giáo dục không? Nhà quản trị đang làm việc với chuyên gia kỹ thuật hay nhân viên sales?
3. Giải pháp cho giáo viên khi sử dụng LMS?
Với 5 sai lầm nghiêm trọng gây ra lỗi hệ thống LMS và ảnh hưởng nặng nề đến quá trình vận hành của cơ sở giáo dục, đâu là hướng đi nhanh gọn cho giáo viên – người trực tiếp sử dụng LMS?
Chủ động tìm hiểu về LMS |
|
Góp ý với nhà quản lý để cải thiện hệ thống |
|
Tìm cách tự khắc phục các lỗi nhỏ |
|
Trao đổi với đồng nghiệp |
|
4. Câu hỏi thường gặp về lỗi hệ thống LMS
Trường hợp này xảy ra có thể bởi 1 trong những nguyên do sau:
– Bài nộp chưa thành công do kết nối mạng yếu
– Học sinh nộp nhầm vào lớp khác
Giải pháp:
– Kiểm tra lịch sử nộp bài
– Yêu cầu học sinh nộp lại bài hoặc gửi bài qua email giáo viên
Một số lỗi như không thể tải tài liệu, lỗi thông báo, công cụ hỗ trợ bị gián đoạn thường do lỗi phần mềm hoặc sai cấu hình máy chủ.
Giải pháp:
– Cần kiểm tra hệ thống đã được cập nhật chưa
– Liên hệ đội kỹ thuật để khắc phục
Email có thể bị lọc vào mục Spam (Thư rác), nhập sai địa chỉ email hoặc lỗi hệ thống.
Giải pháp:
– Kiểm tra mục thư Spam
– Nhập lại email để hệ thống gửi về một lần nữa
– Liên hệ đội kỹ thuật nếu không tự xử lý được
Kết luận
Lỗi LMS thường gặp ở bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình triển khai hệ thống và rất khó tránh khỏi. Tuy nhiên, các nhà quản trị có thể giảm rủi ro và hậu quả xuống mức tối thiểu nếu lường trước các rào cản và chuẩn bị kỹ lưỡng bằng cách thử nghiệm. Với vấn đề kỹ thuật dường như vượt tầm tay, chủ cơ sở cũng có thể kiểm soát bằng cách tìm hiểu sâu về danh tiếng và năng lực của nhà cung cấp. Quan trọng nhất, hệ thống phải được thiết kế thuận tiện cho giáo viên và học sinh.
Để tìm hiểu về giải pháp giáo dục FLYER SCHOOL, FLYER for Students, quý đối tác vui lòng để lại thông tin tại form này hoặc liên hệ Zalo: 0338431068.
>>> Tìm hiểu thêm về FLYER School: https://schools.flyer.vn/
>>> Xem thêm:
