Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel có còn phù hợp ở hiện tại?

Công dụng chính của Excel là ghi lại và hiển thị dữ liệu dưới dạng bảng, tính toán và xử lý thông tin. Từ trước khi các phần mềm quản lý xuất hiện và được thúc đẩy mạnh mẽ, Excel vẫn chiếm ngôi vương trong việc quản lý dữ liệu. Thậm chí còn có ý kiến cho rằng, “Excel là một phần không thể thay thế của các doanh nghiệp”, và các trung tâm ngoại ngữ cũng không phải ngoại lệ.

Vậy, ở thời điểm hiện tại, liệu có còn phù hợp để quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel không? FLYER sẽ giải đáp câu hỏi này trong bài viết sau đây. 

1. Vì sao nhiều trung tâm ngoại ngữ sử dụng Excel?

Nguồn tài chính bấp bênh hẳn là lý do chính ảnh hưởng đến quyết định sử dụng Excel từ các chủ trung tâm. 

Excel đã có mặt trên thị trường trong nhiều năm và không tốn nhiều chi phí để vận hành. Sự phổ biến của công cụ này khiến nhiều nhân viên đã quá quen thuộc với nó, các trung tâm sẽ mất nhiều thời gian và chi phí đào tạo nếu chuyển sang nền tảng mới.

Các trung tâm nhỏ hoặc mới thành lập, nhu cầu quản lý dữ liệu lớn chưa cấp thiết cũng sẽ ưu tiên sử dụng Excel nhằm tiết kiệm mọi nguồn lực. Những phần dữ liệu cơ bản như: 

• Thông tin các khóa học và thời khóa biểu
• Thông tin học viên
• Thông tin nhân viên
• Lương và số công
• Dữ liệu tài chính và kế toán

…đều có thể được quản lý bằng Excel, miễn là nhân viên có kỹ năng khai thác công cụ kèm kỹ năng chuyên môn. Một khóa học Excel cũng không quá đắt đỏ, rất đáng để đầu tư và ứng dụng lâu dài.

2. Lợi thế và khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý trung tâm ngoại ngữ

Excel là một công cụ đa năng có thể được sử dụng trong nhiều tác vụ. Vô số hệ thống và các quy trình từ đơn giản đến phức tạp hoàn toàn có thể được thiết lập trên Excel. Tuy nhiên, phần mềm này không hoàn hảo với những lợi thế và khó khăn nhất định. 

Một số ví dụ thực tế cho thấy Excel không hoàn hảo:

• Năm 2020 ở Anh, 16.000 trường hợp nhiễm vi-rút Corona đã không được báo cáo do mẫu Excel từ cơ quan phụ trách có sai sót (Theo theguardian.com).
• Hãng dịch vụ tài chính J.P Morgan đã mất hàng tỷ đô do lỗi phương trình trong Excel (Theo Techwalla.com).

3. Xu hướng quản lý trung tâm ngoại ngữ hiện nay

Các cơ sở giáo dục nói chung có xu hướng ứng dụng công nghệ trong hoạt động dạy – học từ sau đại dịch, ví dụ: xây dựng kho tài liệu online, tạo lớp học trực tuyến. Theo dòng chảy của thời đại số hóa hướng tới 5.0, ở khía cạnh vận hành và kinh doanh, một giải pháp công nghệ mới bắt đầu phát triển mạnh mang tên “phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ”. 

Phần mềm quản lý có khả năng làm việc với tệp dữ liệu khổng lồ một cách khoa học và chính xác, giúp các chủ trung tâm đơn giản hóa quy trình vận hành và cân đối thu chi. Hơn thế nữa, giải pháp này còn kiểm soát chất lượng dịch vụ của trung tâm triệt để khi tích hợp tính năng CRM (Customer Relation Management: Quản lý quan hệ khách hàng) vào hệ thống. 

Tổng quan phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ:

Tìm hiểu CRM là gì:

Theo số liệu cuối 2022 từ vneconomy.vn, có tổng cộng 62.047 doanh nghiệp vừa và nhỏ đưa nền tảng chuyển đổi số vào hoạt động chính thức. Trong lĩnh vực đào tạo ngoại ngữ nói chung, các trung tâm đã và đang bắt kịp xu hướng ứng dụng công nghệ vào quy trình vận hành và hoạt động dạy – học. 

Ví dụ:

• VUS: nâng cấp hệ thống quản lý dữ liệu quản lý tài chính, đầu tư vào nền tảng đám mây.
• Ms. Hoa: Xây dựng kho tài liệu và bài giảng trực tuyến, triển khai quản lý dữ liệu học viên trên hệ thống ERP.
• Easy Edu: Thiết lập nền tảng quản trị giáo dục EasyEda, tự ứng dụng và hỗ trợ nhiều trường học/ trung tâm khác.

Tóm lại, bước sang năm 2024, chuyển đổi số có thể sẽ không còn là “xu hướng” mà trở thành một điều cần thiết với các cơ sở đào tạo ngoại ngữ. Trong trường hợp đó, thị trường phần mềm quản lý sẽ cạnh tranh gay gắt cả về chất lượng và giá cả, các trung tâm ngoại ngữ hẳn sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn hiện tại. 

Xem thêm: 15 Phương pháp ngăn chặn gian lận trong thi cử đảm bảo tính công bằng trong giáo dục

4. Phần mềm quản lý và Excel – Cái nào tốt hơn?

Không có giải pháp công nghệ nào hoàn hảo và có thể giải quyết được mọi vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp. Vì vậy, thầy cô cần hiểu về cả 2 công cụ và so sánh ưu điểm, nhược điểm giữa chúng.

4.1. So sánh Excel và phần mềm quản lý

FLYER có bảng so sánh sau:

Nhìn vào bảng trên, chắc hẳn thầy cô sẽ thấy phần mềm quản lý nổi trội hơn hẳn. Tuy nhiên, Excel vẫn đang được các trung tâm ngoại ngữ sử dụng triệt để ngay cả khi đã chuyển sang phần mềm quản lý. Câu hỏi đặt ra là: “Cái nào mới là tốt? Excel hay phần mềm quản lý?”

Câu trả lời là: Cả hai.

Thực tế cho thấy, cả phần mềm quản lý và Excel đều đang tồn tại song song bởi những thế mạnh của riêng nó. Quyết định ưu tiên sử dụng nền tảng nào hoàn toàn phụ thuộc vào 3 yếu tố:

• Sự cấp thiết về nhu cầu
• Quy mô dữ liệu lớn hay nhỏ
• Khả năng tài chính 

Phần mềm quản lý có khả năng làm việc với dữ liệu từ nhỏ đến lớn nhưng sẽ là sự phí phạm nếu khối dữ liệu đó có thể xử lý bằng Excel. Sau đây là 3 hạn chế lớn khi quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng phần mềm:\

• Chi phí đầu tư cao (hàng chục triệu trở lên)
• Thời gian chuẩn bị dài (có thể lên đến vài năm)
• Đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng sử dụng phần mềm

Xét về đối tượng, Excel phù hợp hơn với cấp nhân viên trong khi phần mềm quản lý thường được cấp quản lý sử dụng, vì họ là những người được phân quyền nhiều nhất trong hệ thống.

4.2. Gợi ý từ FLYER

Có 2 ý chính thầy cô nên tham khảo: 

• Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel nếu quy mô nhỏ, khối lượng dữ liệu chưa lớn
• Tích hợp thêm phần mềm quản lý khi trung tâm bắt đầu phát triển và hướng tới mở rộng quy mô

Gợi ý này vừa giúp chủ trung tâm tiết kiệm chi phí ban đầu, vừa có sự chuyển mình kịp thời trong trường hợp mọi thứ vượt quá tầm kiểm soát của Excel. 

Theo thông tin FLYER tham khảo ở nhiều nguồn, nhiều người dùng Excel cho rằng, nếu có một phần mềm có khả năng thay thế Excel ở hiện tại và tương lai thì đó chính là một phần mềm trang tính khác, chẳng hạn như Google Sheet. Các phần mềm quản lý ra đời như một giải pháp để lấp đầy những “lỗ hổng” mà Excel chưa thể cải thiện. Do đó, Excel và phần mềm quản lý nên được “đồng hành cùng nhau” để tối ưu quy trình vận hành chung của trung tâm. 

Lưu ý: Lý do mà thầy cô cảm thấy phần mềm quản lý ưu việt hơn Excel là bởi ảnh hưởng của “marketing”. Thị trường phần mềm công nghệ là miếng bánh béo bở để thu về khoản lợi nhuận lớn, nhiều chiến dịch tiếp thị, quảng cáo đã được tiến hành. Do đó, thầy cô và các chủ trung tâm cần suy xét thật kỹ hoặc trải nghiệm dùng thử trước khi “xuống tiền” cho các phần mềm này.

5. Gợi ý top 5 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Việt hiệu quả 

Tại Việt Nam đã có nhiều phần mềm quản lý được thiết kế nhằm tạo điều kiện vận hành tốt nhất cho các cơ sở giáo dục. Dưới đây là 5 phần mềm thầy cô có thể tham khảo:

Giới thiệu VnResource:

6. Một số mẫu Excel cần thiết cho trung tâm ngoại ngữ

Quản lý thu học phí:

Quản lý học viên + thu chi

Biểu đồ Gantt: 

Quản lý KPI:

Quản lý hồ sơ nhân viên:

7. Tổng kết

Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel có hiệu quả hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khả năng tài chính, quy mô trung tâm và tính cấp thiết. Nhiều trung tâm ngoại ngữ vừa và nhỏ vẫn sử dụng Excel và chỉ đầu tư thêm phần mềm quản lý nếu khối lượng dữ liệu bành trướng trong giai đoạn phát triển. Mặc dù ở hiện tại, chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý khá cao nhưng theo xu hướng ứng dụng công nghệ giáo dục trong tương lai, FLYER tin rằng các trung tâm sẽ có thêm nhiều lựa chọn phù hợp. Chúc quý trung tâm và thầy cô thành công trên con đường giáo dục và kinh doanh.

>>> Xem thêm: 

• Top 5 ứng dụng EdTech game hóa dành cho học sinh tiểu học được yêu thích nhất năm 202
• Evaluating impact: 10+ hiểu lầm phổ biến về đánh giá tác động mà thầy cô cần tránh mắc phải
• Xu hướng giáo dục nổi bật năm 2023: Ứng dụng “Gamification” trong giảng dạy tiếng Anh cho học sinh tiểu học