Vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ “trơn tru” nếu làm tốt 5 việc sau

Vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ sao cho bài bản đòi hỏi người quân sư phải có kiến thức về kinh doanh, tài chính và kỹ năng quản lý doanh nghiệp. Nền tảng vững chắc này sẽ lấp đầy “lỗ hổng” trong quy trình vận hành, giảm thiểu rủi ro phát sinh và quyết định đến sự sống còn của của trung tâm. 

Trong bài viết này, FLYER chia sẻ 5 việc quan trọng cần làm để vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ nói chung, đồng thời đưa ra một số thách thức trong quá trình quản lý cơ sở giáo dục đầy tiềm năng này.

1. Thế nào là vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ?

Vận hành – điều hành tập trung vào quá trình sau khi thành lập trung tâm ngoại ngữ. Bảng dưới đây giúp thầy cô phân biệt hai khái niệm này:

Có thể thấy, “điều hành” khá tương đồng với “quản lý”. Hai từ này có thể đi song song với nhau (nhưng không thể thay thế).

2. Vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả

Vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ “trơn tru” không phải là điều dễ dàng nhưng có thể thực hiện được nếu thầy cô vạch ra những chiến lược phù hợp.

2.1. Xây dựng, phát triển nội bộ

2.1.1. Đội ngũ nhân sự mạnh

Trung tâm chỉ có thể vận hành hiệu quả nhất bởi một đội ngũ nhân viên tâm huyết và chất lượng. Để làm được điều này, thầy cô cần kiểm soát chất lượng đầu vào ngay từ vòng tuyển dụng. 

Tips: 

• Tuyển dụng theo thứ tự từ trên xuống: từ quản lý cấp cao cho tới nhân viên.
• Xem xét tố chất và thái độ, kiến thức chuyên môn có thể đào tạo sau.

Tùy vào mô hình lớn hay nhỏ để quyết định số lượng nhân viên cần thiết. Luôn luôn tuân theo quy tắc “chất lượng hơn số lượng”, không tuyển dụng tràn lan gây mất thời gian và chi phí.

Những phòng ban một trung tâm ngoại ngữ cần có:

• Ban lãnh đạo
• Phòng nhân sự
• Phòng hành chính, kế toán
• Phòng marketing
• Đội ngũ giảng viên và trợ giảng
• Bộ phận chăm sóc khách hàng

Trên thực tế, những trung tâm quy mô nhỏ có thể tích hợp chức năng các phòng ban để tiết kiệm chi phí và nguồn lực. Ví dụ: Nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm tính lương nhân viên (dù theo lý thuyết, đây là công việc của phòng nhân sự). Mặc dù vậy, chức năng các phòng ban vẫn phải được đảm bảo thì mới có thể điều hành – vận hành trung tâm ngoại ngữ “trơn tru”.

2.1.2. Tối ưu hóa quy trình vận hành 

Mỗi phòng ban cần xây dựng một quy trình làm việc riêng và nghiêm túc thực hiện nó. Chỉ khi hoạt động theo quy trình, các vấn đề phát sinh mới được giảm thiểu và xử lý nhanh chóng. 

Gợi ý 4 bước để tối ưu hóa quy trình vận hành:

• Bước 1: Xây dựng bộ quy định chung của trung tâm
• Bước 2: Xây dựng bộ quy tắc làm việc, ứng xử cho toàn bộ nhân viên
• Bước 3: Nắm rõ vai trò và phạm vi công việc của từng phòng ban
• Bước 4: Xác định phương thức liên lạc giữa các phòng ban

Vận hành theo quy trình bài bản không chỉ giúp tăng năng suất làm việc chung mà còn tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Nếu sở hữu một đội ngũ nhân viên chất lượng, việc thứ 2 này sẽ không quá khó để thực hiện.

2.2. Quản lý khách hàng 

Khách hàng và đối tác có ảnh hưởng nhất định đến danh tiếng và hiệu quả hoạt động của trung tâm. Bước này nhằm đảm bảo những tác động bên ngoài vùng kiểm soát có thể quản lý được.

2.2.1. Quản lý dữ liệu

Quản lý dữ liệu khách hàng nằm trong top những vấn đề then chốt ảnh hưởng đến sự sống còn của trung tâm. Kho dữ liệu này chính là cơ sở để thầy cô quảng bá và tư vấn các khóa học, đồng thời giúp giải đáp thắc mắc và lắng nghe ý kiến chân thực từ khách hàng.

Dữ liệu khách hàng cần có đủ:

• Thông tin liên hệ
• Thông tin nhân khẩu học
• Khóa học họ tham gia
• Khả năng tài chính
• Phản hồi

6 nguyên tắc để quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả:

• Tập trung vào dữ liệu quan trọng
• Đo lường, quản lý chất lượng dữ liệu
• Đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng
• Phân quyền truy cập dữ liệu theo cấp bậc
• Sử dụng phần mềm nếu được
• Sao lưu dữ liệu phòng trường hợp xấu.

Một số phần mềm quản lý khách hàng chất lượng trên thị trường hiện tại: Fastwork CRM, Misa Amis, Hubspot,…

Lưu ý: Nếu quy mô trung tâm nhỏ, có thể tận dụng Excel hoặc Google sheet để tiết kiệm chi phí. 

2.2.2. Quản lý các kênh tương tác trực tuyến

Các kênh tương tác trực tuyến thường là website, fanpage, hội nhóm Facebook/ Zalo,… Người có nhu cầu sẽ tìm thông tin thông qua những kênh này khi quyết định mua khóa học. Vì vậy, dù là trung tâm lớn hay nhỏ cũng cần đầu tư phát triển các kênh trực tuyến.

Một số mặt lợi và mặt hại khi khai thác kênh trực tuyến:

Để cải thiện những mặt hạn chế nêu trên, các chủ trung tâm cần:

• Tổ chức những buổi đào tạo định kỳ để nâng cao kỹ năng bán hàng của nhân viên
• Thúc đẩy nhân viên chủ động trong công việc bằng cách thưởng nóng/ thưởng định kỳ nếu đạt KPI
• Tuyển dụng nhân viên có chọn lọc
• Xây dựng hệ thống nội dung kênh chất lượng và tối ưu hóa SEO

Tìm hiểu SEO là gì?:

2.3. Ứng dụng phần mềm quản lý giáo dục

Phần mềm quản lý giáo dục là giải pháp hiệu quả nhất giúp thầy cô kiểm soát mọi hoạt động của trung tâm, thay thế cho Excel và Google sheet.

Tất cả lượng dữ liệu khổng lồ về hồ sơ học viên, điểm số, thông tin giáo viên, học phí, tiền công,… đều có thể được tìm thấy trên hệ thống này chỉ trong vài “click chuột”. Các thông tin được sắp xếp khoa học và có thể sàng lọc theo nhu cầu của người dùng bất cứ khi nào, ở đâu.

Một số phần mềm quản lý giáo dục FLYER gợi ý:

• Easy edu
• CrmViet
• Faceworks
• MONA EduCenter
• GetFly

Tổng quan về một phần mềm quản trị, vận hành trung tâm ngoại ngữ:

2.4. Phân bổ lớp học và thời khóa biểu khoa học

Có thể nói, đây là một trong những bài toán nhức nhối của các chủ trung tâm ngoại ngữ. Những vấn đề dễ phát sinh như giáo viên nghỉ đột xuất, học viên nghỉ học giữa chừng,… gây thêm nhiều khó khăn trong việc phân bổ và xếp lịch.

Tùy vào quy mô, số lượng giáo viên, học viên và khóa học để phân bổ lớp học và xếp lịch học hợp lý. Một lớp học tốt không nên có quá ít hoặc quá nhiều học viên. 

2.5. Liên tục nâng cao chất lượng đào tạo

Chất lượng giảng dạy của một trung tâm ngoại ngữ phụ thuộc phần lớn vào đội ngũ giáo viên. Bên cạnh trình độ ngoại ngữ đạt yêu cầu đầu vào, chủ trung tâm cần chú ý đến kỹ năng sư phạm, bởi không phải ai học giỏi cũng có thể trở thành giáo viên. 

Ngoài ra, giáo viên trung tâm nên tham khảo những phương pháp học tập tiến bộ từ nước ngoài nếu muốn dẫn đầu xu thế giáo dục và tối ưu chất lượng đào tạo. Một số phương pháp học tập tiến bộ có thể ứng dụng trong lớp học ngoại ngữ:

• Học tập dựa trên thử thách
• Học tập kết hợp
• Học tập chủ động
• Lớp học đảo ngược
• Học tập tương tác

Giáo viên các lớp cũng cần thường xuyên liên lạc với phụ huynh học sinh nhỏ tuổi để thông báo kết quả và cùng nhau giúp đỡ con trẻ học tập. 

3. Thách thức khi vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ và đề xuất giải pháp

Dù muốn hay không, những vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ vẫn luôn trực chờ ngay cả khi trung tâm có bộ máy vận hành mạnh mẽ. Việc tìm hiểu trước về những rủi ro thường thấy này trước sẽ giúp thầy cô đỡ bất ngờ và xử lý vấn đề bình tĩnh hơn trong hoàn cảnh “éo le”.

3.1. Chất lượng giáo viên không đồng đều

Duy trì chất lượng giảng dạy luôn ở mức “xanh” là một việc khó khăn. Dù trung tâm có hàng chục giáo viên giỏi nhưng kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm đều sẽ thay đổi theo thời gian. 

=> Giải pháp gợi ý:

• Thường xuyên tổ chức đánh giá, kiểm tra kiến thức chuyên môn và kỹ năng sư phạm của giáo viên.
• Hỗ trợ giáo viên tham gia những khóa học chất lượng
• Lắng nghe những chia sẻ về giáo viên từ học viên và phụ huynh.
• Tương tác với giáo viên để tìm hiểu những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình làm việc và cùng nhau giải quyết.
• Ra quyết định thay thế nhân sự phù hợp khi cần.

3.2. Trục trặc về nguồn vốn

Bất chấp nhu cầu gia tăng của xã hội và lợi nhuận khổng lồ từ việc kinh doanh mô hình trung tâm ngoại ngữ, việc quản lý tài chính và duy trì nguồn vốn vẫn gặp nhiều trở ngại, đặc biệt là với những trung tâm vừa và nhỏ. 

Một vài nguyên nhân khiến dòng tiền bị “đứt gãy”: 

• Không đủ số lượng học viên dẫn đến thiếu hụt doanh số
• Chưa tối ưu chi phí vận hành. VD: Quy mô nhỏ và mới trên thị trường nhưng thuê mặt bằng quá lớn
• Lãi suất ngân hàng tăng trong điều kiện kinh tế suy thoái
• Tiêu hao chi phí cho những việc chưa cần thiết. VD: Thuê quá nhiều nhân viên, đầu tư thiết bị quá hiện đại,…
• Lạm dụng marketing và các chương trình ưu đãi
• Thuê quá ít nhân sự => nhân viên bị quá tải và gặp vấn đề sức khỏe => lượng công việc tồn đọng tăng => chi phí vận hành tăng
• Thuê quá nhiều nhân sự nhưng năng suất làm việc không tăng hoặc tăng không đáng kể

=> Giải pháp gợi ý:

• Thuê vừa đủ số lượng nhân viên chất lượng, đa năng và cắt giảm nguồn lực nếu cần.
• Đầu tư marketing có chiến lược, tuyệt đối không lạm dụng.
• Tuyển chọn và nâng cao chất lượng phòng tài chính, kế toán giúp thu chi chính xác hơn.
• Tận dụng tối đa hệ thống quản lý tài chính.

3.3. Thị trường cạnh tranh gay gắt

Số liệu thống kê năm 2018 cho thấy, Việt Nam có 2830 trung tâm ngoại ngữ với 3939 cơ sở (theo giaoducthoidai.vn). Đến thời điểm hiện tại, con số này hẳn đã tăng lên đáng kể. Mặc dù vậy, không có số liệu nào khẳng định 100% những trung tâm này đều đảm bảo về chất lượng tổng thể. Vì vậy, thị trường sẽ không “đỏ” hoàn toàn nếu người chủ trung tâm biết nắm bắt cơ hội.

=> Giải pháp gợi ý:

• Lấy khách hàng làm trung tâm
• Ứng dụng 5 bước vận hành – điều hành trung tâm “trơn tru” ở trên
• Tập trung mang lại giá trị cộng đồng và phát triển nền giáo dục nước nhà thay vì đuổi theo lợi nhuận
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu đẹp và bền vững
• Marketing để tăng độ nhận diện thương hiệu.

4. Tổng kết

Trên đây, FLYER đã chia sẻ 5 bước cần làm để hỗ trợ thầy cô vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả. Một bài viết không thể cung cấp đầy đủ thông tin, giải pháp cho một vấn đề mang tính vĩ mô và đòi hỏi chuyên môn cao. Do đó, FLYER khuyến khích quý thầy cô đọc sách chuyên môn, học hỏi và quan sát để có thêm kiến thức và kinh nghiệm cho mình. Vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ không phải là điều dễ dàng nhưng hoàn toàn thực hiện được. FLYER chúc thầy cô thành công.

>>> Xem thêm: 

• 7 phương pháp dạy tiếng Anh cho trẻ tiểu học đơn giản mà hiệu quả giúp thầy cô tối ưu hóa các tiết học…
• Dạy ngữ pháp tiếng Anh cho trẻ em – Bí quyết giúp thầy cô dạy trẻ học và ghi nhớ ngữ pháp hiệu quả
• Lộ trình trở thành giáo viên tiếng Anh chi tiết nhất dành cho bạn!